江苏广播电视大学会计电算化管理制度

来源:财务处发布时间:2011-09-27

第一条 为了提高学校会计核算和财务管理水平,规范电算化会计岗位职责,保障会计电算化工作顺利开展,确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全,根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定,结合学校实际,特制定本制度。
第二条 学校会计电算化工作由财务部门负责统一组织实施和管理。
第三条 会计电算化工作岗位可分为:电算化主管、系统管理员、制单员、复核员会计档案管理员、出纳。在不违背内部牵制原则下,会计电算化岗位可按一人一岗、一人多岗或一岗多人的方式安排,但出纳人员不得兼任系统管理复核岗位和会计档案管理工作。
1、主管会计岗位:负责会计岗位的分工及相关权限的设置、修改;对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)进行审核、调整;对收费出纳岗位账表的一致进行审核;操作会计软件登记机内账簿,进行月底结账工作,打印输出报表并进行确认;根据业务需要定期打印总账及明细账,负责对计算机内的会计数据进行分析。
2、系统管理员岗位:负责系统运行环境的建立与日常维护,计算机硬件、软件的管理;负责系统的安全保密工作;根据业务需要定期(至少每星期一次)做好系统的数据备份工作(数据必须双备份),并且每月刻录成数据光盘;负责收费系统应收款台账的建立。
3、会计凭证制单岗位:负责审核原始凭证的合法性、合理性、正确性、完整性、真实性,并根据审核过的原始凭证填制、输入会计数据。
4、会计凭证复核岗位:负责对日常会计科目的维护,负责凭证进行复核,审核该凭证的数据正确性,会计科目的准确性,部门和项目的合理性,输出经审核后的记账凭证。
5、收费出纳岗位:负责学生收费票据的打印汇总,作到日清月结;定期与账务系统进行核对,确保所收的每笔款项都及时入账。
       6、会计档案保管员:负责管理存档的会计数据(U盘,硬盘,光盘)、程序光盘(软盘)、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的人员兼任。
第四条 会计电算化操作管理制度
       1、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,操作人员必须定期更换密码,杜绝未经授权操作会计软件及工作站。
       2、操作人员离开前,应执行相应命令退出会计软件及局域网系统并安全关闭工作站。
3、禁止擅自在工作站安装任何软件,或使用未经检查的软盘、光盘,或擅自更改工作站及其附属设备的设置。
第五条 计算机硬件管理制度。
       1、保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,因此有必要建立严格的硬件管理制度,
       2、服务器作为局域网的工作中心,必须单独安排房间放置,并由专人负责保管钥匙,由专人负责开启、关闭服务器。
       3、原则上服务器由系统管理员一人操作,禁止其他人员未经授权操作服务器。
       4、每台工作站的操作人员应相对稳定,操作人员必须保持工作站及其相关设备的整洁,并积极配合系统管理员定期对设备进行保养。
       5、操作人员应与系统管理员积极配合共同维护局域网工作站的设备安全,严禁带领非工作人员在工作站上进行任何操作,操作完毕后做到人走断电,下班关门。
       6、禁止随意拆装计算机及其附属设备。
第六条计算机软件及数据管理制度。
       1、确保会计数据和会计软件的安全保密,禁止对数据和软件进行非法修改和删除,严禁未经允许擅自复制和外传数据
       2、对正在使用的会计软件进行修改,要有一定的审批手续,在修改、升级、更换的过程中,要确保会计数据的连续与安全,并由有关人员进行监督。
第七条电算化会计档案管理制度。
       1、电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。
       2、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理,由专人负责。
       3、电算化会计档案中存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据由系统管理员负责保管。
       4、电算化会计档案中计算机打印出来的书面等形式的会计数据及其他磁性介质或光盘存储的会计数据的复制件均由档案管理员负责保管。
       5、书面会计档案存档要有审批手续,打印出的账表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。
       6、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。
       7、采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
       8、通用会计软件、自行开发的辅助应用软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
第八条 系统管理员在变动前必须办理手续交接,接替人员应认真接管移交工作。具体要求如下:
1、由电算化主管负责监督交接;交接完毕以前的系统管理维护工作由现任系统管理人员负责;交接完成后由监交人员及交接的双方签字,并作为会计档案存档;移交清单包括的内容:网络服务器口令、数据库口令、财务管理信息系统管理员口令、本年的所有的数据备份、每年的历史数据备份、系统维护记录本、所有版本的财务管理信息系统软件、所有版本的数据库管理系统软件及版本授权证书和序列号、全部系统管理名单、其他应交接的内容。
2、对交接内容应进行上机测试,确保交接质量。一旦交接完毕,接替人员应当立即更换所有口令,并开始承担自己接替的所有工作。
第九条本办法由财务部门负责解释和修订,自发布之日起执行。